年会的舞台设置方式大多为圆桌式。一个美丽而完美的会场布局自然需要年会的布景。精致的台布，五彩缤纷的椅套，大面积的丝带蝴蝶结装饰，无论是代表财富的金色，喜庆的红色，还是气质的优雅紫色，都将照亮整个年会的视野。这将是色彩与激情的碰撞。
年会的策划从活动的初期就开始，一直持续到实际活动的举行。事实上，年会结束后的几周内，会议策划者就整理好了细节，并着手后续工作。年会的策划包括与客户紧密合作，设计一个活动，反映客户的派对愿景，实现活动的目标。雇佣一个专业的年会策划人。公司客户聘请专人策划年会的各个方面，包括相关细节和运营项目，并在整个年会活动结束前对其进行审核。
年会策划公司一定要了解公司举办年会的需求，这是基本也是关键的。“一切以客户为中心”是大多数年会策划公司的宣言，也是大多数年会策划公司努力实现的目标。于是客户成为整个年会策划的出发点。了解公司的需求并不是随便聊聊就能做到的。这实际上是非常麻烦的。公司的年会策划需要对公司进行深入的调查，了解公司的员工，之后掌握大部分员工对演出的期望，以及公司对这次年会的主题、风格和看法。
在制定企业年会的策划方案时，一定要明确主题是什么。换句话说,它必须符合公司的类型,以及参与的年度会议上,领导对此事的关注,公司的年度业绩、成本预算的活动,年会的概念,等分配各级细节,指定实施计划。当然，这也不能排除公司年会主题策划过程中包含的创意设计元素。只有将这些要素综合起来，才能保证公司年会的策划更加完善。
